Ministerstvo vnútra SR plánuje zdigitalizovať štvrtinu dokumentov v štátnych archívoch, v prepočte 217 - 435 miliónov záznamov, a rozšíriť služby, ktoré archívy poskytujú. V rámci jedného rozsiahleho projektu sa má za 20,6 mil. eur vybudovať 10 digitalizačných pracovísk, nakúpiť skenery, hardvér do datacentra, platforma umelej inteligencie a viacero centrálnych softvérových riešení. Odhad celkových nákladov vrátane prevádzky je 32,3 mil. eur s DPH.
Cieľom projektu je uľahčiť prácu archivárov a sprístupniť občanom a vedcom informácie z archívnych dokumentov. Predpokladom je preto nielen naskenovanie čo najväčšieho množstva dokumentov, ale aj ich efektívne spracovanie, evidovanie a sprístupnenie verejnosti s možnosťou jednoducho v nich vyhľadávať. Na splnenie tohto cieľa sa dá začať v malom a postupne projekt rozširovať, podobne ako to robia aj v zahraničí. V praxi to znamená obstaranie skenerov, softvéru na digitalizáciu a zverejňovanie dokumentov. 
Odporúčame preto začať s touto fázou s prvotnými nákladmi vo výške 3 – 4 mil. eur s DPH, ktoré umožnia digitalizovať archívny fond a sprístupniť ho verejnosti. Rozširovanie o nové služby ako nákup platformy umelej inteligencie, umožňujúcej napríklad vyhľadávanie v texte podľa významu, či rozsiahlej úložnej kapacity by malo nasledovať až po overení, či sú pre projekt nevyhnutné a prinesú zlepšenie služieb občanom alebo ľahšiu prácu archivárov. Ak by sa tieto dve časti nerealizovali, potenciál celkovej úspory by bol do 6,4 mil. eur. Odporúčame preveriť možnosti na zníženie nákladov bežné pri IT projektoch. Prioritne by mali byť využité dostupné open-source riešenia, v prípade nákupu hotových riešení by ich cena mala byť porovnaná s cenou bežnou na trhu aj s bežne poskytovanými zľavami. Rozsah nakupovaného hardvéru by mal vychádzať z požiadaviek na prevádzku IT systému. Keďže cieľom projektu je sprístupniť čo najviac archívnych dokumentov občanom, navrhujeme priebežne vyhodnocovať dopyt a počet tých, ktoré boli zdigitalizované a zverejnené. Porovnanie so zahraničím totiž naznačuje, že môže ísť o veľmi ambiciózny cieľ. Napríklad Nemecko potrebovalo na digitalizáciu 27 miliónov dokumentov 16 rokov.
Celkové Hodnotenie projektu nájdete v PDF dokumente tu: https://bit.ly/archivy_digitalizacia alebo v prílohe tohto príspevku.